Tại Việt Nam, Điều kiện và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài, là một quy định rất cần thiết, những doanh nghiệp nước ngoài khi tiếp cận thị trường Việt Nam đã lựa chọn thành lập văn phòng đại diện thay vì những hình thức hiện diện thương mại khác bởi những ưu thế về chi phí thành lập, thủ tục thành lập, các chế độ báo cáo về thuế, kế toán liên quan… để thực hiện các hoạt động làm văn phòng liên lạc, ký kết hợp đồng mua bán với các đối tác tại địa phương.
Vì vậy, nhằm giúp các thương nhân nước ngoài thuận tiện về thủ tục pháp lý trong quá trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, Công ty Luật VietLawyer tổng hợp những điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam như sau:
1. Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Đối với thương nhân nước ngoài căn cứ theo Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định:
- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập, đăng ký;
- Trong trường hợp Giấy đăng kí kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;
- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp nhận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (Sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành
2. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài
Tại Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ
Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trừ trường hợp quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.
Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Bước 3: Gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành (nếu có)
Trường hợp quy định tại Khoản 5 Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Bước 4: Bộ quản lý chuyên ngành trả kết quả (nếu có)
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện.
Bước 5: Trả kết quả
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trên đây là chia sẻ của VIETLAWYER về những điều kiện và thủ tục cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài. Nếu còn vấn đề thắc mắc cần được giải đáp, vui lòng liên hệ Công ty Luật TNHH VIETLAWYER để được hỗ trợ kịp thời.
Trân trọng./
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
