Các trường hợp phải lập văn bản ủy quyền?
1. Uỷ quyền là gì?
Uỷ quyền được hiểu là cá nhân/tổ chức cho phép cá nhân/tổ chức khác có quyền đại diện mình quyết định, thực hiện một hành động pháp lý nào đó và vẫn phải chịu trách nhiệm đối với việc cho phép/uỷ quyền đó.
Ủy quyền là căn cứ làm phát sinh quan hệ giữa người đại diện và người được đại diện, đồng thời nó cũng là cơ sở để người ủy quyền tiếp nhận các kết quả pháp lý do hoạt động ủy quyền mang lại.
2. Các quy định của pháp luật về giấy ủy quyền:
2.1. Hình thức của giấy ủy quyền
Trên thực tế việc đại diện theo ủy quyền diễn ra rất phổ biến, các bên có thể thỏa thuận tiến hành giao dịch bằng nhiều hình thức, kể cả bằng miệng tuy nhiên đối với các trường hợp quy định việc ủy quyền phải được lập thành văn bản thì phải tuân theo hình thức đó mới có giá trị.
2.2. Các chủ thể trong quan hệ pháp luật đại diện theo ủy quyền
Người đại diện theo ủy quyền có các loại:
– Đại diện theo ủy quyền của cá nhân:
– Đại diện theo ủy quyền của pháp nhân: là người đại diện theo pháp luật của một pháp nhân ủy quyền cho người khác tiến hành giao dịch dân sự.
– Đại diện theo ủy quyền của hộ gia đình, tổ hợp tác: có một điểm lưu ý là người đại diện theo ủy quyền chỉ có thể là người trong chính hộ gia đình hoặc tổ hợp tác đó.
2.3. Căn cứ pháp lý để nhận biết quan hệ ủy quyền là hợp đồng ủy quyền hoặc giấy ủy quyền
– Hợp đồng ủy quyền: đặc điểm nổi bật nhất là khi giao kết hợp đồng ủy quyền bắt buộc phải có mặt hai bên cùng kí kết.
– Với giấy ủy quyền, yêu cầu này là không bắt buộc.
Hợp đồng ủy quyền và giấy ủy quyền là do pháp luật quy định, tuy nhiên tôn trọng sự thỏa thuận giữa các bên trong việc lựa chọn hình thức công chứng, chứng thực cho hợp đồng ủy quyền của mình.
Tóm lại, ủy quyền là phương tiện pháp lý cần thiết cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ngày nay nhằm tạo điều kiện cho cá nhân, pháp nhân và các chủ thể khác trong quan hệ dân sự có thể tham gia vào các giao dịch dân sự một cách thuận lợi nhất, đảm bảo thỏa mãn nhanh chóng các lợi ích mà chủ thể quan tâm.
3.Các trường hợp phải lập văn bản ủy quyền
3.1.Ủy quyền đăng ký hộ tịch
Căn cứ Điều 2 Thông tư 15/2015/TT-BTP
– Người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 của Luật hộ tịch được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con.
- Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; phạm vi uỷ quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch.
- Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền.
3.2.Ủy quyền xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp số 1
Căn cứ Khoản 3 điều 45 Luật Lý lịch tư pháp 2009
Cá nhân có thể uỷ quyền cho người khác làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.- Việc uỷ quyền phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật; trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là cha, mẹ, vợ, chồng, con của người được cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì không cần văn bản ủy quyền.
3.3.Ủy quyền giao dịch
Căn cứ Điều 101 Bộ luật Dân sự 2015
Trường hợp hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân tham gia quan hệ dân sự thì các thành viên của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân là chủ thể tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự hoặc ủy quyền cho người đại diện tham gia xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.- Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, trừ trường hợp có thỏa thuận khác. Khi có sự thay đổi người đại diện thì phải thông báo cho bên tham gia quan hệ dân sự biết.
3.4.Ủy quyền khi mang thai hộ
Căn cứ Khoản 2, Điều 96 Luật Hôn nhân gia đình 2014
Thỏa thuận về việc mang thai hộ phải được lập thành văn bản có công chứng. Trong trường hợp vợ chồng bên nhờ mang thai hộ ủy quyền cho nhau hoặc vợ chồng bên mang thai hộ ủy quyền cho nhau về việc thỏa thuận thì việc ủy quyền phải lập thành văn bản có công chứng. Việc ủy quyền cho người thứ ba không có giá trị pháp lý
3.5.Cổ đông ủy quyền cho người khác
Căn cứ Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014
Cổ đông có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp hoặc thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 2 Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014. Trường hợp cổ đông là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền thì ủy quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông.- Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp.
3.6.Người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
Căn cứ Khoản 3 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì người đó phải cư trú ở Việt Nam và phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
3.7.Chủ tịch doanh nghiệp Nhà nước vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày ủy quyền cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch công ty
Căn cứ Khoản 7 Điều 98 Luật Doanh nghiệp 2014
Trường hợp Chủ tịch công ty vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện một số quyền, nghĩa vụ của Chủ tịch công ty; việc ủy quyền phải được thông báo kịp thời bằng văn bản đến cơ quan đại diện chủ sở hữu. Các trường hợp ủy quyền khác thực hiện theo quy định tại quy chế quản lý nội bộ của công ty.
3.8.Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị
Căn cứ Khoản 4 Điều 152 Luật Doanh nghiệp 2014
Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.
3.9.Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình ủy quyền cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên
Căn cứ Khoản 4 Điều 57 Luật Doanh nghiệp 2014
Trường hợp vắng mặt hoặc không đủ năng lực để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình, thì Chủ tịch Hội đồng thành viên ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch Hội đồng thành viên theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty.
3.10.Đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự ủy quyền tham gia tố tụng hành chính
Căn cứ Khoản 3 Điều 60, Khoản 3, Khoản 4, Khoản 5 và Khoản 6 Điều 205 Luật Tố tụng hành chính 2015
Người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng hành chính phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, được đương sự hoặc người đại diện theo pháp luật của đương sự ủy quyền bằng văn bản.
- Việc ủy quyền quy định tại các khoản 3, 4 và 5 Điều 205 Luật Tố tụng hành chính 2015 phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hợp pháp, trừ trường hợp văn bản ủy quyền đó được lập tại Tòa án có sự chứng kiến của Thẩm phán hoặc người được Chánh án Tòa án phân công.Trong văn bản ủy quyền phải có nội dung đương sự ủy quyền cho người đại diện theo ủy quyền kháng cáo bản án, quyết định tạm đình chỉ, đình chỉ giải quyết vụ án của Tòa án cấp sơ thẩm.
3.11.Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam được nhận thừa kế thì ủy quyền cho người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất nộp hồ sơ việc nhận thừa kế
Căn cứ Khoản 4 Điều 186 Luật Đất đai 2013
Trường hợp trong số những người nhận thừa kế có người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở tại Việt Nam còn những người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai mà chưa phân chia thừa kế quyền sử dụng đất cho từng người nhận thừa kế thì những người nhận thừa kế hoặc người đại diện có văn bản ủy quyền theo quy định nộp hồ sơ về việc nhận thừa kế tại cơ quan đăng ký đất đai để cập nhật vào sổ địa chính.
3.12.Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc đối tượng được mua nhà ở gắn liền với quyền sử dụng đất ở Việt Nam được nhận thừa kế thì ủy quyền cho người khác thuộc diện được nhận thừa kế quyền sử dụng đất nộp hồ sơ việc nhận thừa kế
Căn cứ Khoản 5 Điều 186 Luật Đất đai 2013
Người nhận thừa kế trong các trường hợp quy định tại điểm c khoản 3 và khoản 4 Điều 186 Luật Đất đai 2013 được ủy quyền bằng văn bản cho người trông nom hoặc tạm sử dụng đất và thực hiện nghĩa vụ theo quy định của pháp luật về đất đai và quy định khác của pháp luật có liên quan.
3.13.Đương sự ủy quyền cho người khác tham gia tố tụng dân sự, trừ trường hợp ly hôn
Căn cứ Điều 85, Điều 86 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015
Người đại diện theo ủy quyền trong tố tụng dân sự thực hiện quyền, nghĩa vụ tố tụng dân sự của đương sự theo nội dung văn bản ủy quyền.
3.14.Chủ nợ ủy quyền cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ
Căn cứ Khoản 1 Điều 77 Luật Phá sản 2014
Chủ nợ có thể ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ và người được ủy quyền có quyền, nghĩa vụ như chủ nợ.
3.15.Người nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, hợp tác xã mất khả năng thanh toán nếu không tham Hội nghị chủ nợ thì ủy quyền cho người khác tham gia
Căn cứ Khoản 1 Điều 78 Luật Phá sản
Người nộp đơn yêu cầu mở thủ tục phá sản quy định tại Điều 5 của Luật Phá sản 2014, chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, hợp tác xã mất khả năng thanh toán có nghĩa vụ tham gia Hội nghị chủ nợ; trường hợp không tham gia được thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác tham gia Hội nghị chủ nợ và người được ủy quyền có quyền, nghĩa vụ như người ủy quyền.
3.16.Người đại diện được người sử dụng lao động ủy quyền để thực hiện điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở
Căn cứ Khoản 1 Điều 35 Luật An toàn vệ sinh lao động 2015
Thành phần Đoàn điều tra tai nạn lao động cấp cơ sở gồm có người sử dụng lao động hoặc người đại diện được người sử dụng lao động ủy quyền bằng văn bản làm Trưởng đoàn và các thành viên là đại diện Ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc đại diện tập thể người lao động khi chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở, người làm công tác an toàn lao động, người làm công tác y tế và một số thành viên khác
Trên đây là những chia sẻ của Công ty luật VietLawyer giải đáp thắc mắc của nhiều bạn đọc về các trường hợp phải lập văn bản ủy quyền. Với kinh nghiệm nhiều năm trong mọi lĩnh vực pháp lý nếu khách hàng là cá nhân, tổ chức có nhu cầu tư vấn các vấn đề liên quan đến pháp lý khác, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua website https://vietlawyer.vn/
